Задача повышения эффективности бизнес-предприятия и ее решение

Организационная система управления

Бизнес-процессы

Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей.

Бизнес-процесс (БП) — последовательность операций, в ходе выполнения которых получается значимый для организации результат (продукты, услуги).

Бизнес-процесс, ИТ — устойчивый информационный процесс (последовательность работ), относящийся к производственно-хозяйственной деятельности компании и обычно ориентированный на создание новой стоимости….. Бизнес-процесс включает в себя иерархию взаимосвязанных функциональных действий, реализующих одну (или несколько) из бизнес целей компании……..
Материал из Википедии — свободной энциклопедии http://ru.wikipedia.org

Итак, бизнес-процесс - это фрагмент внутрифирменной технологии. Технология отвечает на вопрос – как, в какой последовательности, с какими временными затратами нужно действовать каждому подразделению в рамках организации; с использованием какой входной информации (документов), какое необходимое действие нужно осуществить.

Очевидно, что цель любого хорошего руководителя – заставить работать предприятие «на автомате», с минимальным участием первого руководства в оперативном управлении; сосредоточиться, в условиях минимизации «текучки», на стратегических вопросах бизнеса.

Но прежде чем требовать от руководителей подразделений «автоматическую и хорошую», слаженную работу подразделений, необходимо точно, вплоть до деталей, осознать, что значит «хорошая» работа. Не просто на словах, а на бумаге, сформулировать необходимые действия подразделений в рамках общей деятельности предприятия т.е. разработать и передать в работу технологию Производственно-коммерческого процесса.

Именно формализацией, описанием, регламентацией бизнес-процессов, принятием их в работу внутрифирменными актами и дальнейшим контролем их соблюдения достигается переход в деятельности предприятия с «ручного» режима управления в режим «автоматического» режима управления (в режим самоуправления).

Представляется, что именно формализованные бизнес-процессы являются ключевым элементом организационного механизма коммерческого предприятия.

В настоящее время существует множество стандартов описания бизнес-процессов. В первую очередь это стандарты семейства IDEF. (http://idefinfo.ru)

Но на практике применяют и более простые и доступные рядовому линейному руководителю и специалисту методы описания бизнес-процессов, которые основаны на табличных формах и имеют название: маршрутные карты документооборота.
Принципы построения таких карт можно увидеть в книге В.Бовыкин "Новый менеджмент решение проблем управления", стр 314-318, а так же в других источниках, в т.ч. компьютерных программах документооборота и описания бизнес-процессов. Первоисточники этого метода лежат в нормативно-справочной документации по организации документооборота времен СССР (1993-96 г.г.)

В данных маршрутных картах (в ее шапке) по горизонтальной оси последовательно расположены «действующие лица» бизнес-процесса по верхней линейке управления: Ген. директор, Секретарь, руководители служб: Гл. инженер, Гл. технолог, Гл. бухгалтер и т.д. , а по вертикальной: последовательность этапов бизнес-процесса по-порядку.

При необходимости, маршрутная карта может быть детализирована до следующего уровня подчинения. В этом случае рядом с руководителем службы раскрывается столбец с его подчиненными: Гл. бухгалтер, Бухгалтер по производству, Бухгалтер по ЗП.

В крайнем левом столбце указываются этапы бизнес-процесса по порядку. В следующем столбце – форма документа или информационного модуля, который используется в этом этапе. В следующем столбце – сроки выполнения операции с данным документом или информационным модулем. В следующих столбцах, в ячейках, на пересечении аббревиатуры действующих лиц и этапов проставляется вид действия (операции) с документом или информационным модулем.

Стрелки на МК обозначают последовательность этапов бизнес-процесса (сверх - вниз). Наличие пунктирной стрелки предполагает возможную «развилку» последовательности бизнес-процесса.

Количество видов операций ограничено (и в то же время полно):

• И – исполнитель, исполнение
• С – согласование
• У – утверждение
• О – ознакомление
• П – получатель, получение ( в дальнейшую работу)
• А – архивирование

Последовательность операций всегда одна и логически очевидна: cначала документ исполняют, затем несут на согласование, после согласования на утверждение, с утвержденным документом ознакамливают и в конце передают кому-то в дальнейшую работу. Подразумевается, что «с документом ходит» и инициирует процедуры согласования, ознакомления, утверждения – Исполнитель. Образно говоря, Исполнитель «делает ноги документу (информации)».

Примечание: в связи с использованием общих информационных баз данных, учетных систем и информационных сред, когда несколько пользователей могут входить и дополнять, смотреть, вносить информацию в эту среду со своих рабочих мест, необходимо в МК информационного оборота использовать дополнительные символы, обозначающие действия при такой работе, например:

• Р - Работа с информацией из электронных форм (модуля, системы), просмотр информации
• В - Внесение информации в электронную форму модуля, системы
• Д - Для кого, кто Дальнейший пользователь информации
• Ф - Формирование электронных отчетов, Файлов

Самой маршрутной карты "на столе" участника бизнес-процесса уже достаточно для того, что бы он осознавал свою функциональность и необходимые действия в рамках бизнес-процесса.

Но при необходимости, можно делать и "выписки" из МК по каждому действующему лицу.

Пример:
Автоматической (с помощью обработки МК макросами VBA) выпиской из маршрутной карты бизнес-процесса по конкретному действующему лицу формируется список его функций, привязанных к конкретным формам документов (формам информационных модулей) с указанием сроков исполнения этой функции.

Рассмотрим понятие: «основные бизнес-процессы». Вот некоторые формулировки, которые удалось найти в Интернет:

"Основными бизнес-процессами являются те, которые ориентированы на производство продукции или оказание услуги, представляющих ценность для клиента, и, обеспечивающих получение дохода для предприятия…..Как правило, основных бизнес-процессов на предприятии немного (не более десяти)".

«Основные» бизнес-процессы
Эти процессы образуют «жизненный цикл» продукции компании, создающие ее потребительскую ценность для клиентов….. Все они описываются по, так называемым, производственно-коммерческим цепочкам: «первичное взаимодействие с клиентом и определение его потребностей ? реализация запроса (заявки, заказа, контракта и т.п.) ? послепродажное сопровождение и мониторинг удовлетворения потребностей». (Подобный «жизненный цикл» продукции был приведен в разделе «петля качества» еще в стандарте ИСО 1987 года).

В связи с тем, что четкого общепринятого определения «основные бизнес-процессы» нет, попробуем самостоятельно ввести эту категорию.

В главе "Функциональная и организационная структура", были даны комментарии к утверждению: необходимо считать основными бизнес-процессы как реализации, так и производства продукта и услуг.

Под «основными бизнес процессами» будем понимать те бизнес-процессы коммерческого предприятия, которые являются системообразующими в Производственно-коммерческом процессе предприятия, определяют сущностные свойства организационного механизма конкретного коммерческого предприятия и определяют его тип (торговое, строительно-монтажное, производственное, сферы услуг и т.п.).

Очевидно, что данные бизнес-процессы связаны с «жизненным циклом» продукции коммерческого предприятия, которое «генерирует» этот продукт для рынка клиентов, используя услуги и продукт рынка поставщиков и собственные трудовые и материально-технические ресурсы. «Жизненный цикл» продукции связан с оборотом капитала, который, в свою очередь, представляет собой процесс: деньги – товар – деньги.

Таким образом, можно считать, что основные бизнес-процессы коммерческого предприятия – это бизнес-процессы, связанные с движением материально-денежных потоков, по линии: рынок поставщиков – коммерческое предприятие – рынок потребителей и определяющие «жизненный цикл» оборота капитала.

Попробуем перечислить эти бизнес-процессы для общего случая, последовательность и взаимосвязь которых будет зависеть от специфики бизнеса коммерческого предприятия:

1. Экономическая, производственно-коммерческая, финансовая отчетность
2. Экономическое, производственно-коммерческое, финансовое планирование
3. Поиск клиента, заявка клиента на товар (услугу)
4. Заявка поставщикам товара (услуг).
5. Заявка поставщикам ресурсов.
6. Доставка (получение) товара (услуги) от поставщиков.
7. Доставка (получение) ресурсов от поставщиков.
8. Комплектация (производство) товара (услуги) для клиента с использованием имеющихся ресурсов.
9. Доставка товара до Клиента, получение товара (услуги) клиентом.
10. Учет труда и начисление заработной платы.

Как видно из этого перечня, основными бизнес-процессами необходимо считать и бизнес-процессы консолидированного экономического, производственно-коммерческого и финансового планирования/отчетности. Эти бизнес-процессы полностью попадают под определение «основных» бизнес-процессов: они связаны с движением материально-денежных потоков, связаны с «жизненным циклом» оборота капитала и зависят от типа коммерческого предприятия (торговое, строительно-монтажное, производственное, сферы услуг и т.п.).

Бизнес-процесс «Учет труда и начисление заработной платы» так же можно считать «основным» по вышеперечисленным причинам: этот бизнес-процесс так же связан с движением материально-денежных потоков и зависит от типа коммерческого предприятия.

Ответ на первый вопрос, нужно ли это делать - проводить формализацию бизнес-процессов: да, нужно...

Второй вопрос: кто это будет делать (разрабатывать технологию). Безусловно, без участия высококвалифицированного, узкоспециализированного специалиста – руководителя подразделения, не обойтись. Но нужно понимать, каждый профильный руководитель – «заинтересованный» персонаж внутри организации, отстаивающий в первую очередь свои узковедомственные интересы и интересы своей службы. Т.е. при разработке бизнес-процесса необходим «взгляд сверху», с точки зрения интересов всей бизнес-организации как целого; взгляд, выявляющий оптимальный и необходимый порядок взаимодействия подразделений предприятия друг с другом на уровне интереса всего бизнеса в целом.

Наиболее качественный выход из этой "системной сложности" - это приглашать независимого, внешнего бизнес-аналитика, имеющего опыт формализации бизнес-процессов и совместно с ним, с привлечением, при необходимости, руководителей подразделений, создавать маршрутные карты документооборота (движения информации) по бизнес-процессам предприятия.

Подробнее об объективных системных сложностях решения задачи: "оптимизация системы управления бизнес-предприятия" см. в разделе Системные сложности решения задачи

Продолжить изучение раздела "Организационная система" и перейти на следующий лист этой темы - Учетная модель