Задача повышения эффективности бизнес-предприятия и ее решение

Организационная система управления

Положения о подразделениях, должностные инструкции

На основании организационной структуры и понимания укрупненных главных задач и ответственности подразделений (служб) и профильных специалистов необходимо разработать («прописать») сами функции. Как правило, они «прописываются» ответами на вопрос: «что делает», расшифровывая, детализируя формулировку главной задачи.

Например: для «Секретаря на ресепшн», подразделения «Call-центр» по главной задаче:

1. Координация (в т.ч. впервые обратившихся в Фирму) клиентов и посетителей Офиса.
   функции будут выглядеть так:
   1. Встречает и принимает звонки посетителей офиса и клиентов Фирмы, организует взаимодействие клиентов с менеджерами торгового отдела и другими специалистами, рекомендует посетителям и клиентам их действия.
   2. Информирует посетителей и клиентов Фирмы по вопросам ее деятельности.
   3. Проводит предварительный опрос клиента (посетителя):
      • работал ли клиент с кем-то из менеджеров, с кем конкретно;
      • интересующая его товарная категория (вент. фасад или другое);
      • география клиента;
      • откуда узнали о фирме.
      • другое, по заданию руководства.
   4. Обеспечивает посетителей рекламными буклетами.
   5. и т.д. и т.п.

Описание функциональности подразделения, которым руководит менеджер или описание функциональности в должностной инструкции профильного специалиста очень важно. В первую очередь, это «локализует» задачу для работника (линейного руководителя, специалиста), исключает потери его времени на принятие решений типа: «а нужно ли мне это делать, может быть это не моя задача (не задача моего подразделения)….». Наличие должностных инструкций (далее ДИ) и Положений о подразделениях позволяет вышестоящему руководителю аргументировано, ссылаясь на конкретный пункт документа, указывать на замечания к работе подразделения или специалиста, в целом формализует и делает «понятным» требования вышестоящего руководства (как представителя работодателя) к менеджеру (или профильному специалисту), снижает вероятность возникновения «неудовлетворенности» работой, снижает вероятность трудового конфликта и т.п.
Не случайно, и именно поэтому, наличие должностной инструкции (с описанием главных задач, функциональности, ответственности) при заключении трудового договора-контракта с любым работником требует трудовой кодекс РФ.
Следует отметить, что при условии выполнения одного из принципиальных положений классической административной школы управления (Файель): «Линейный руководитель несет персональную ответственность за работу всего подразделения», положение о подразделении фактически становится должностной инструкцией руководителя. При этом главная задача, функции и ответственность подразделения становятся главной задачей, функцией по организации и ответственностью линейного руководителя.

Пример формирования таких Приложений к положению о подразделении (Приложений к должностной инструкции) – выписок из маршрутных карт документооборота описан на листе Бизнес-процессы.

С порядком исполнения нашей услуги: разработка Положений о подразделениях и должностных инструкций, оформление орг.структуры и штатно-должностной расстановки, вы можете ознакомиться здесь