Межрегиональная Компания Содействие
профессиональное сообщество консультантов-разработчиков по экономике и организационному развитию бизнес-систем
Совершенствование организационной системы управления - путь к повышению эффективности и прибыльности бизнес предприятия
Оптимизация системы управления

Межрегиональная компания содействия
E-mail: stratil@mail.ru,
info@ed-kosheev.ru,
eduardK2008@yandex.ru
Телефон: 8(902)836-44-70
8(342)214-25-59
Ник в Skype: eduardk200

 
Положения о подразделениях, должностные инструкции
 
Наша услуга: разработка Положений о подразделениях, Должностных инструкций, оформление организационной структуры и штатно-должностной расстановки
 
Вернуться на предыдущую страницу
 
Вернуться на Главную страницу
 
Почему skype?
 
Карта сайта

 


 
Нравится   Нравится

 
 
Rambler's Top100
 

Задача повышения эффективности бизнес-предприятия и ее решение

Организационная система управления

Положения о подразделениях, должностные инструкции

На основании организационной структуры и понимания укрупненных главных задач и ответственности подразделений (служб) и профильных специалистов необходимо разработать («прописать») сами функции. Как правило, они «прописываются» ответами на вопрос: «что делает», расшифровывая, детализируя формулировку главной задачи.

Например: для «Секретаря на ресепшн», подразделения «Call-центр» по главной задаче:

  1. Координация (в т.ч. впервые обратившихся в Фирму) клиентов и посетителей Офиса.
    функции будут выглядеть так:
    1. Встречает и принимает звонки посетителей офиса и клиентов Фирмы, организует взаимодействие клиентов с менеджерами торгового отдела и другими специалистами, рекомендует посетителям и клиентам их действия.
    2. Информирует посетителей и клиентов Фирмы по вопросам ее деятельности.
    3. Проводит предварительный опрос клиента (посетителя):
      • работал ли клиент с кем-то из менеджеров, с кем конкретно;
      • интересующая его товарная категория (вент. фасад или другое);
      • география клиента;
      • откуда узнали о фирме.
      • другое, по заданию руководства.
    4. Обеспечивает посетителей рекламными буклетами.
    5. и т.д. и т.п.

Описание функциональности подразделения, которым руководит менеджер или описание функциональности в должностной инструкции профильного специалиста очень важно. В первую очередь, это «локализует» задачу для работника (линейного руководителя, специалиста), исключает потери его времени на принятие решений типа: «а нужно ли мне это делать, может быть это не моя задача (не задача моего подразделения)….». Наличие должностных инструкций (далее ДИ) и Положений о подразделениях позволяет вышестоящему руководителю аргументировано, ссылаясь на конкретный пункт документа, указывать на замечания к работе подразделения или специалиста, в целом формализует и делает «понятным» требования вышестоящего руководства (как представителя работодателя) к менеджеру (или профильному специалисту), снижает вероятность возникновения «неудовлетворенности» работой, снижает вероятность трудового конфликта и т.п.
Не случайно, и именно поэтому, наличие должностной инструкции (с описанием главных задач, функциональности, ответственности) при заключении трудового договора-контракта с любым работником требует трудовой кодекс РФ.
Следует отметить, что при условии выполнения одного из принципиальных положений классической административной школы управления (Файель): «Линейный руководитель несет персональную ответственность за работу всего подразделения», положение о подразделении фактически становится должностной инструкцией руководителя. При этом главная задача, функции и ответственность подразделения становятся главной задачей, функцией по организации и ответственностью линейного руководителя.



Примечание: некоторые противники качественных формализованных отношений между работником и менеджером (как представителем работодателя) указывают на то, что в должностной инструкции все равно не предусмотреть и не описать все возможные варианты функциональности профильного специалиста (то же касается линейного руководителя и функциональности профильного подразделения). Фактически в своих аргументах они опираются на общеизвестный закон Геделя «о неполноте», который в вольной трактовке своего следствия звучит так: «всякая формальная система не полна и найдутся случаи, которые невозможно описать средствами самой системы».
В этом случае, для специалистов и менеджеров, которые недостаточно хорошо понимают классические, общепринятые в бизнес-организациях принципы отношений работник-руководитель (как представитель работодателя на месте) рекомендуют производить в должностной инструкции, в блоке - функции, первой строчкой, запись: «Исполняет оперативные производственные распоряжения и задания своего линейного руководителя».

Следует отметить, что на сегодняшний день существует как минимум два способа формирования функциональности подразделений и должностных лиц.
Первый способ указан выше, когда при описании функциональности идут от «общего к частному», детализируя главную задачу, ответственность функционального блока.
Второй способ практикуется в «операционном консалтинге», когда сначала описываются бизнес-процессы с участием «действующих должностных лиц» (как правило, с помощью специальных программных Case-средств), а затем, как выписка из всех бизнес-процессов по конкретному действующему лицу, программно формируется его функциональность.
Основным недостатком этого метода является то, что для этого требуется специальное программное обеспечение, лицензионные версии которого очень дороги, и в связи с этим возникает проблема невозможности самостоятельного редактирования Заказчиком описания своих бизнес-процессов после ухода консультанта-разработчика.
Укажем и то, что действительно, выписка из бизнес-процесса по конкретному должностному лицу (или подразделению) дает конкретизированную во времени, привязанную к конкретному документу (источнику информации) функцию. Но данная функциональность динамична в связи с изменениями бизнес-процессов и их параметров (время, формы документов и информации). Поэтому, целесообразно, конкретизированную (в привязке время, документ) функциональность связанную с бизнес-процессами, которая будет меняться при изменении бизнес-процесса, выводить в виде Приложения к положению о подразделении (Приложения к должностной инструкции). А устойчивые во времени, не привязанные к конкретному времени, форме документа функции прописывать в основном тексте ДИ, Положения о подразделении (см. пример функций «Секретаря на ресепшн»)

Пример формирования таких Приложений к положению о подразделении (Приложений к должностной инструкции) – выписок из маршрутных карт документооборота описан на листе Бизнес-процессы.

С порядком исполнения нашей услуги: разработка Положений о подразделениях и должностных инструкций, оформление орг.структуры и штатно-должностной расстановки, вы можете ознакомиться здесь