Система позаказного (пообъектного) учета труда и разнесения ФОТ на себестоимость объектов (SaaS-внедрение, сопровождение)
Проблема / задача
У многих предприятий бизнес построен на реализации объектов работ (заказов, проектов). Это:
- инженерно - строительно - ремонтные и проектные фирмы,
- производственные предприятия, выпускающие единичную продукцию под заказ, крупные единицы товара: (самолеты, турбины, крупные промышленные металлоконструкции и т.п.)
- производственные предприятия, выпускающие продукцию партиями (в т.ч. под заказ клиента), в этом случае объектом учета будет партия продукции одного артикула.
- консалтинговые, инжиниринговые, IT компании, реализующие проекты с использованием разнопрофильных специалистов.
и т.п.
Видеозапись в которой озвучивается проблематика построения экономической модели и системы бюджетирования таких предприятий Вы можете скачать на станице: (http://www.ed-kosheev.ru/video.php)
В деятельности таких предприятий актуальна задача четкого формирования Себестоимости объекта (заказа, проекта) работ. Только при условии четко и полно «собранной» Себестоимости возможно в итоге правильно оценить Доход, полученный на объекте (проекте, заказе) как разницу между Выручкой и Себестоимостью.
Основная проблема формирования Себестоимости объекта (заказа, проекта) в том, что существенная часть Себестоимости – это ФОТ, фонд оплаты трудозатрат работников, которые были заняты на объекте (проекте) работ.
Машинозатраты (и амортизация основной стоимости оборудования на Себестоимость ед. продукции / услуги) - так же могут быть существенными по сравнению с другими затратами: материальными, оплатой услуг сторонних организаций.
В этом случае, пренебречь стоимостью Трудозатрат и Машинозатрат в Себестоимости ед. продукции - просто нельзя.
Но если мы не можем считать стоимость Трудозатрат и Машинозатрат в Себестоимости ед. продукции - мы просто не можем считать полную Себестоимость ед. продукции.
Отсутствие возможности учета полной Себестоимости объекта (заказа, проекта) приводит к невозможности хоть какого-то (пообъектного и в целом по предприятию) экономического анализа и планирования. Это в свою очередь приводит к состоянию «когда не мы управляем обстоятельствами, а обстоятельства управляют нами»…
Когда объект работ не один; разнопрофильные специалисты работают в течение месяца, а то порой и дня, на разных объектах (заказах, проектах); и при этом существуют многочисленные отраслевые нюансы системы оплаты труда такие как:
- дополнительные выплаты за особые условия труда, отличные от нормальных (например: командировочные, сверхурочные, высотные работы, вторая или ночная смена и т.п.)
- элементы премирования и депремирования
- компенсации и т.п.
разнести корректно фонд оплаты труда на себестоимость объектов (заказов, проектов) без специальной системы учета – практически невозможно.
Предлагаемая нами и «откатанная» на практике «Система пообъектного учета труда и разнесения ФОТ на себестоимость объектов» позволяет делать это.
Данная система внедрена, успешно функционирует в ООО «ЭРКОН-технолоджи» г.Москва (www.air-con.ru) и сопровождается нами в удаленном режиме уже в течение 5 лет.
Официальный отзыв: (http://ed-kosheev.ru/otziv01.htm)
В настоящее время возможна реализация данной системы для Вашего предприятия в SaaS исполнении, с возможностью работы через интернет, в единой информационной среде, удаленных участников бизнес-процесса учета труда и начисления З/П. Компьютерная локальная сеть, объединяющая удаленных пользователей - не нужна. Нужен только выход в интернет.
Таким образом, становится возможным вести централизованную генерацию и сбор заполненных табелей учета труда, табельный учет труда удаленных работников. При этом ежемесячно для удаленных подразделений (их руководителей) выкладываются формы табелей учета труда. Они их заполняют. Экономист ОТиЗ в Офисе собирает заполненные табеля учета труда и делает начисление З/П. Далее проводится разнесение ФОТ на себестоимость объектов на основании табельного учета.
Данная возможность SaaS реализации - уникальна на сегодняшний день. Экономичная техническая возможность запуска системы в SaaS (облачном) исполнении (совместная работа с системой удаленных участников через интернет, без локальной компьютерной сети) появилась только-только, в конце 2012 г., в связи с предоставлением Microsoft, Google, Яндекс бесплатных облачных сервисов. Эта техническая возможность - оттестирована нами.
(Примечание: выход в интернет удаленных участников возможен сейчас везде, где есть сотовая связь, используя USB-модем на своем ноутбуке. Сотовый интернет сейчас относительно недорогой и достаточно быстрый (3G). Так RosTelecom предлагает по тарифу "Легкий интернет" стоимость 3 руб. 90 коп. за сутки, USB-модем с подключением стоит 900 руб.)
Следует отметить, что под "объектом учета" возможно понимать не только физический объект (заказ, проект, партию продукции), и не только наряд-задание, но и вид регулярной общефирменной или общепроизводственной деятельности. Так например, мы можем ввести объект учета "Накладные №1" и закрепить его за общехозяйственными работами внутри предприятия, а объект "Накладные №2" за ремонтно-восстановительными работами и т.д. Мы можем детализировать и учитывать как выделенные объекты учета разные регулярные функциональные блоки, направления деятельности.
Кодировка объектов учета - индивидуальна, и зависит от желания и отраслевой специфики Заказчика.
При желании, объектами учета могут быть даже бизнес-процессы, в этом случае мы сможем собирать их полную себестоимость.
Т.е. в действительности, предлагаемая нами система пообъектного учета труда и разнесения ФОТ на себестоимость объектов учета актуальна не только для предприятий "по-заказного, по-проектного" типа, но вообще для любых предприятий. Для любого предприятия целесообразно разделять проектную и регулярную деятельность, а регулярную деятельность учитывать в необходимой детализации.
Именно динамика себестоимости направлений регулярной деятельности в отношении к общим объемам производства будет отражать повышение (или снижение) эффективности затрат на регулярную функциональность.
Функциональность системы:
- автоматическая генерация форм учета рабочего времени и характеристик труда (табельных модулей) и передача их (по локальной компьютерной сети или через SaaS-облако) для заполнения линейным руководителям;
- две формы для учета рабочего времени и характеристик труда (по-объектный и простой учет труда);
- отражение в табельных формах характеристик и времени работы при особых условиях труда, типовых замечаний к качеству труда и делового поведения работника;
- возможность указания в ежемесячном табеле учета труда - трудозатрат работника (ч/ч) на разных объектах (в т.ч. и при работе на разных объектах в один день);
- автоматический сбор заполненных форм учета труда, разнесение трудозатрат и З/П каждого работника по-объектно;
- ежемесячные таблицы по-объектного свода трудозатрат и З/П по подразделениям, и по предприятию в целом (таблица: объект; трудозатраты по дням, ч/ч ; затраты на оплату труда по статьям З/П по-объектно, руб.)
- автоматический перенос табельных данных по всем работникам в таблицу расчета З/П, формирование расчетной ведомости начисленной З/П;
- генерация персональных расчетных и тарифных карточек работников;
- «подшивка», по всем работникам, ежемесячных персональных по-объектных данных по труду и ФОТ в «хранилище» (базу данных)
- развитый генератор отчетов на "хранилище данных", позволяющий получать статистическую информацию во всех возможных информационных плоскостях;
- накопление пообъектных данных по ЗП и труду прошлых периодов в «хранилище» (базе данных) и формирование необходимых запросов, выборок (по периодам, по работникам, подразделениям, по объектам, по статьям З/П и компенсаций) и форм отчетов.
- использование пообъектных помесячных данных о затратах на оплату труда в помесячных и накопительным итогом расчетах полной себестоимости объекта.
В комплект к системе: на основании существующих на предприятии основных нормативных актов по Системе учета и оплаты труда, премирования, формируются:
· Блок-схема ЗП
· Положение о системе оплаты труда
· Положение об окладах (тарифах) и тарифной оплате.
· Положение о персональных надбавках к окладам (тарифам).
· Положение о дополнительных выплатах (доплатах) за особые условия труда, отличных от стандартных.
· Положение о разовых выплатах и компенсациях.
· Положение о премировании (с элементами депремирования в связи с замечаниями к качеству труда и делового поведения работников)
· Инструкция по заполнению форм учета рабочего времени и характеристик труда (с формами документов).
· Маршрутная карта (описание алгоритма) информационного оборота бизнес-процесса "Учет труда и начисление З/П"
Решение
Краткое описание техники
- По фирме разрабатывается и поддерживается в актуальном состоянии таблица «Кадры», в которой отражена штатно-должностная расстановка, персональные данные работников, необходимые для начисления ЗП, и реализован расчет ЗП с учетом данных табельного учета труда работника и алгоритмов, регламентированных Системой оплаты труда, принятой на фирме. (Приложение №1)
- Ежемесячно копия таблицы прошлого месяца, очищается от старых табельных данных (фактически отработанного времени, сверхурочных и др.), выставляется фонд рабочего времени и другие параметры расчетного месяца. После ее подготовки к начислению, с помощью макросов (автоматически) формируются табельные модули (блоки табелей учета труда по группам работников) двух видов c целью их дальнейшего заполнения руководителями подразделений и ответственными за табельный учет.
Первый вид табелей для работников, по которым необходим пообъектный учет трудозатрат.
Второй вид для работников (офиса), по которым пообъектный учет трудозатрат не нужен. (Приложение №2)
На сервере (у ответственного за табельный учет) генерируется полный вариант табелей для пообъектного учета (с информацией о параметрах ЗП работников). (Приложение №3)
Руководителям передается их усеченная копия (без информации о параметрах ЗП работников). (Приложение №2)
- После заполнения руководителями служб табелей учета труда, автоматически (с помощью макросов) данные переносятся из усеченных копий в полные, в которых и происходит «распределение» ЗП каждого работника по объектам учета. При этом формируются сводные данные по объектам учета (Приложение №4) для каждой группы (подразделения) учета и по предприятию в целом.
- Далее, из полных табельных модулей данные табельного учета автоматически (с помощью макросов) переносятся в таблицу «Кадры», которая представляет собой ведомость начисления ЗП.
- Далее проводится контроль соответствия сводных пообъектных данных ФОТ по подразделениям (группам) учета и сумм по подразделениям (группам) учета из таблицы Кадры. Выявляются ошибки заполнения табелей учета труда и, при необходимости, вносятся исправления.
- Далее, пообъектные суммы ФОТ за отчетный месяц «подшиваются» в сводную помесячную ведомость. (Приложение №5)
- Далее проводится перенос всех данных по учету труда и ФОТ в архив. Пообъектные данные из табельных модулей и таблицы "Кадры" (с помощью макросов VBA) переносятся в двухмерное «хранилище данных» (базу данных, Приложение №6).
Путем запросов к этой таблице ("хранилищу данных") возможно формирование всех необходимых отчетов и выборок как с помощью автофильтра Excel, так и с помощью генератора отчетов. Внешний вид генераторов отчетов показаны в Приложение №7. Некоторые из возможных отчетов показаны в Приложение №8
Состав работ по адаптации пообъектного учета трудозатрат к специфике фирмы с целью ее ввода в эксплуатацию.
- Изучение существующих алгоритмов Системы оплаты труда (СОТ), орг.структуры, штатно-должностного расписания фирмы.
- Согласование перспективных изменений СОТ с целью минимизации технических корректировок программы в будущем.
- Утверждение алгоритмов СОТ. Оформление внутренних нормативных актов по СОТ, принятой на предприятии. Формирование расчетной таблицы «Кадры» с учетом утвержденного алгоритма СОТ, существующей штатно-должностной расстановки и необходимых ее групп (подразделений) учета.
- Редактирование «бланков» табельных модулей под специфику и алгоритмы СОТ.
- Редактирование генерирующих макросов под изменения таблицы «Кадры» и «бланков» табельных модулей.
- Тестовая проверка (тестирование) работоспособности системы пообъектного учета трудозатрат.
- Подготовка документа «Инструкция руководителю подразделения по заполнению форм учета рабочего времени и характеристик труда подчиненных работников»
- Обучение ответственного за табельный учет пользованию системой, сопровождение 2-х начислений ЗП. Обучение выявлению ошибок, связанных с неправильным заполнением табелей учета труда, контролю соответствия данных в таблице «Кадры» и «Сводных данных пообъектного учета». Обучение «подшивки» пообъектных данных за отчетный месяц в сводную пообъектную ведомость.
- Обучение помесячному занесению данных по ФОТ в «хранилище данных» и генерации необходимых форм отчетов из «хранилища данных».
Приложение №1 (увеличить)
Приложение №2 (увеличить)
Приложение №3 (увеличить)
Приложение №4 (увеличить)
Приложение №5 (увеличить)
Приложение №6 (увеличить)
Приложение №7 Внешний вид генераторов отчетов
Генератор отчетов VBA (увеличить)
Генератор отчетов Excel (увеличить)
Приложение №8 Примеры некоторых форм отчетов получаемых из «хранилища данных»
ФОТ по учетным табельным группам, помесячно (увеличить)
ФОТ в расчетном месяце по работникам, пообъектно (увеличить)
ФОТ, Трудозатраты, Стоимость ч/Ч по Службам, помесячно (увеличить)
ФОТ работника пообъектно, помесячно (увеличить)
ФОТ пообъектно, помесячно (увеличить)
Продолжить изучение темы и перейти к разделу Задача повышения эффективности бизнес-предприятия и ее решение
|
