Задача и ее решение

Система мотивации к труду

Наша услуга: Ввод в эксплуатацию системы пообъектного учета труда и разнесения ФОТ на себестоимость объектов

Проблема / задача

У многих предприятий бизнес построен на реализации объектов работ (проектов). Это:

• инженерно - строительные и проектные фирмы,
• производственные предприятия не конвейерного типа, выпускающие крупные единицы товара: (самолеты, турбины, высоковольтные опоры и т.п.)
• производственные предприятия не конвейерного типа, выпускающие единичную или мелкосерийную продукцию под заказ клиента (в этом случае объектом учета будет партия продукции одного артикула).
• консалтинговые компании, реализующие комплексные проекты с использованием разнопрофильных специалистов.

В деятельности таких предприятий актуальна задача четкого формирования Себестоимости объекта (проекта) работ. Только при условии четко и полно «собранной» Себестоимости возможно в итоге правильно оценить Доход, полученный на объекте (проекте) как разницу между Выручкой и Себестоимостью.

Отсутствие возможности учета полной Себестоимости объекта (проекта) приводит к невозможности хоть какого-то (пообъектного и в целом по предприятию) экономического анализа и планирования. Это в свою очередь приводит к состоянию «когда не мы управляем обстоятельствами, а обстоятельства управляют нами»…

Основная проблема формирования Себестоимости объекта (проекта) в том, что существенная часть Себестоимости – это ФОТ, фонд оплаты трудозатрат работников, которые были заняты на объекте (проекте) работ.

Когда объект работ не один; разнопрофильные специалисты работают в течение месяца, а то порой и дня, на разных объектах (проектах); при этом существуют нюансы системы оплаты труда такие как:

• дополнительные выплаты за особые условия труда, отличные от нормальных (например: командировочные, сверхурочные, высотные работы, вторая или ночная смена и т.п.)
• элементы премирования и депремирования
• другие

разнести корректно фонд оплаты труда на себестоимость объектов (проектов) без специальной системы учета – практически невозможно.

Предлагаемая нами и «откатанная» на практике «Система пообъектного учета труда и разнесения ФОТ на себестоимость объектов» позволяет делать это.

Данная система внедрена и успешно функционирует в ООО «ЭРКОН-технолоджи» г.Москва (www.air-con.ru) уже в течение 2 лет.

Функциональность системы:
- автоматическая генерация форм учета рабочего времени и характеристик труда (табельных модулей) и передача их (по локальной компьютерной сети) для заполнения линейным руководителям
- две формы для учета рабочего времени и характеристик труда (по-объектный и простой учет труда)
- отражение в табельных формах характеристик и времени работы при особых условиях труда, типовых замечаний к качеству труда и делового поведения работника
- возможность указания в ежемесячном табеле учета труда трудозатрат работника (ч/ч) на разных объектах (в т.ч. и при работе на разных объектах в один день)
- автоматический сбор заполненных форм учета труда, разнесение трудозатрат и З/П каждого работника по-объектно,
- ежемесячный по-объектный свод трудозатрат и З/П по подразделениям, и по предприятию в целом (таблица: объект; дни, трудозатраты ч/ч; статьи З/П, затраты на оплату труда на себестоимость объекта руб.)
- «подшивка» ежемесячных по-объектных затрат (на оплату труда) в сводную таблицу (объект, месяц, затраты на оплату труда руб.)
- использование пообъектных помесячных данных о затратах на оплату труда в помесячных и сводных расчетах полной себестоимости объекта.
- автоматический перенос табельных данных по всем работникам в таблицу расчета З/П, формирование расчетной ведомости.
- генерация персональных расчетных и тарифных карточек работников
- накопление пообъектных данных по ЗП и труду прошлых периодов в «хранилище» (базе данных) и формирование необходимых запросов и выборок (по периодам, по работникам, подразделениям, по объектам, по статьям З/П и компенсаций).

В комплект к системе: основные нормативные акты предприятия по Системе оплаты труда:
· Блок-схема ЗП
· Положение о системе оплаты труда
· Положение об окладах (тарифах) и тарифной оплате.
· Положение о надбавках к окладам (тарифам).
· Положение о дополнительных выплатах (доплатах) за особые условия труда, отличные от нормальных.
· Положение о разовых выплатах и компенсациях.
· Положение о премировании (с элементами депремирования в связи с замечаниями к качеству труда и делового поведения работников)
· Инструкция по заполнению форм учета рабочего времени и характеристик труда (с формами документов).

Решение
Краткое описание техники

1. По фирме разрабатывается и поддерживается в актуальном состоянии таблица «Кадры», в которой отражена штатно-должностная расстановка, персональные данные работников, необходимые для начисления ЗП, и реализован расчет ЗП с учетом данных табельного учета труда работника и алгоритмов, регламентированных Системой оплаты труда, принятой на фирме. (Приложение №1)
2. Ежемесячно копия таблицы прошлого месяца, очищается от старых табельных данных (фактически отработанного времени, сверхурочных и др.), выставляется фонд рабочего времени расчетного месяца. После ее подготовки к начислению, с помощью макросов (автоматически) формируются табельные модули (блоки табелей учета труда по группам работников) двух видов c целью их дальнейшего заполнения руководителями служб и ответственными за табельный учет.
   Первый вид табелей для работников, по которым необходим пообъектный учет трудозатрат.
   Второй вид для работников (офиса), по которым пообъектный учет трудозатрат не нужен. (Приложение №2)
   На сервере (у ответственного за табельный учет) генерируется полный вариант табелей для пообъектного учета (с информацией о параметрах ЗП работников). (Приложение №3)
   Руководителям передается их усеченная копия (без информации о параметрах ЗП работников). (Приложение №2)
3. После заполнения руководителями служб табелей учета труда, автоматически (с помощью макросов) данные переносятся из усеченных копий в полные, в которых и происходит «распределение» ЗП каждого работника по объектам учета. При этом формируются сводные данные по объектам учета (Приложение №4) для каждой группы (подразделения) учета и по предприятию в целом.
4. Далее, из полных табельных модулей данные табельного учета автоматически (с помощью макросов) переносятся в таблицу «Кадры», которая представляет собой ведомость начисления ЗП.
5. Далее проводится контроль соответствия сводных пообъектных данных ФОТ по подразделениям (группам) учета и сумм по подразделениям (группам) учета из таблицы Кадры. Выявляются ошибки заполнения табелей учета труда и, при необходимости, вносятся исправления.
6. Далее, пообъектные суммы ФОТ за отчетный месяц «подшиваются» в сводную помесячную ведомость. (Приложение №5)

Так же возможен перенос всех данных по учету труда в архив. Пообъектные данные из табельных модулей (с помощью макросов) переносятся в двухмерное «хранилище данных» (базу данных, Приложение №6.

Путем запросов к этой таблице возможно формирование всех необходимых отчетов и выборок как с помощью автофильтра Excel, так и другими способами. Некоторые из возможных отчетов показаны в Приложении №7

Состав работ по адаптации пообъектного учета трудозатрат к специфике фирмы с целью ее ввода в эксплуатацию.

1. Изучение существующих алгоритмов Системы оплаты труда (СОТ), орг.структуры, штатно-должностного расписания фирмы.
2. Согласование перспективных изменений СОТ с целью минимизации технических корректировок программы в будущем.
3. Утверждение алгоритмов СОТ. Оформление внутренних нормативных актов по СОТ, принятой на предприятии. Формирование расчетной таблицы «Кадры» с учетом утвержденного алгоритма СОТ, существующей штатно-должностной расстановки и необходимых ее групп (подразделений) учета.
4. Редактирование «бланков» табельных модулей под специфику и алгоритмы СОТ.
5. Редактирование генерирующих макросов под изменения таблицы «Кадры» и «бланков» табельных модулей.
6. Тестовая проверка (тестирование) работоспособности системы пообъектного учета трудозатрат.
7. Подготовка документа «Инструкция руководителю подразделения по заполнению форм учета рабочего времени и характеристик труда подчиненных работников»
8. Обучение ответственного за табельный учет пользованию системой, сопровождение 2-х начислений ЗП. Обучение выявлению ошибок, связанных с неправильным заполнением табелей учета труда, контролю соответствия данных в таблице «Кадры» и «Сводных данных пообъектного учета». Обучение «подшивки» пообъектных данных за отчетный месяц в сводную пообъектную ведомость.
9. «Под заказ» автоматизация (написание макроса) помесячного занесения данных по ФОТ в «хранилище данных» и автоматизация получения необходимых форм отчетов из «хранилища данных».

Приложение №1 (увеличить)

Приложение №2 (увеличить)

Приложение №3 (увеличить)

Приложение №4 (увеличить)

Приложение №5 (увеличить)

Приложение №6 (увеличить)

Приложение №7
Пример некоторых возможных отчетов из «хранилища данных»
[объект СМР (проект), подразделение, месяц, аналитика ФОТ]