Задача повышения эффективности бизнес-предприятия и ее решение

Эта задача тем более актуальна во время потребительского кризиса, в условиях, когда отстоять свою норму прибыли можно не высокой отпускной ценой, а снижением себестоимости и повышением производительности. Задача тем более актуальна для России, "возраст" бизнес предприятий в которой мал по сравнению с "возрастом" бизнес предприятий развитых капиталистических стран.

Сегодняшнюю ситуацию и уровень общего понимания этой задачи у нас в России, наверное проще охарактеризовать цитатами:

"Главная проблема России — неорганизованность. Я не преувеличиваю, именно она приносит 80% потерь." — считает Майкл Вэйдер, известный американский эксперт в области Lean Production, автор книги «Инструменты бережливого производства»

Майкл, как Вы оцениваете организацию процессов в российских компаниях?
- Иногда это просто бардак!

13 ноября 2009 г.форум по LAN в Набережных Челнах
– Моя задача - разбудить вас! – сказал американец.
Вейдер рассказал, что бывает в России с 2002 года и следит за развитием нашей страны уже семь лет.
– Почему конкурентоспособность Китая и Индии растет, а России – нет? Почему россияне не гордятся лейблом "сделано в России"? Ваша страна первой отправила человека в космос. Вы были лидерами в освоении новых технологий. Что случилось? Почему последние 40 лет Россия падала в пропасть?

...эффективность и производительность труда наших предприятий позорно низки. Но это полбеды. Беда в том, что похоже, это не очень волнует владельцев, директоров, главных инженеров и чиновников.
Президент России, Дмитрий Медведев
из обращения к гражданам РФ "Вперед, Россия!"

Вопрос ведущего: Самая большая проблема в повышении эффективности Вашего бизнеса?
Ответ одного из участников: Отсутствие понимания эффективности и ее роли в бизнесе.
Из вебинара VBC-групп

Если проблема осознается.., значит нужно и можно ее решать…
Эффективность, способность достигать больших результатов на меньших ресурсах, - ключевой параметр конкурентоспособности и жизнеспособности бизнеса. Не так важен сегодняшний объем бизнеса, и даже не его сегодняшняя динамика роста. Важна динамика эффективности. От низкой эффективности умирают и большие и маленькие.

Общую эффективность бизнеса можно условно разделить на внешнюю эффективность и внутреннюю.
Внешняя эффективность бизнес-организации – это эффективность ее взаимодействия в внешней рыночной средой, внешними контрагентами, эффективность использования внешних ресурсов.
Внутренняя эффективность - это рациональность использования всех видов внутренних ресурсов: материальных, финансовых, трудовых; а так же эффективность использования внутренних возможностей.
При высокой внутренней эффективности бизнес предприятие имеет низкую себестоимость и высокое качество производства продукции и услуг, а так же высокое качество типовых взаимодействий с рынком поставщиков и потребителей... Достичь этого позволяет хорошо настроенная на нужды экономики бизнеса целостная Система управления предприятием, составные части и взаимосвязанные подсистемы которой - это: Организационная система управления--> и Система мотивации труда персонала и руководителей-->.

Организационная система - это совокупность организационной расстановки и организационного механизма.
Организационная расстановка определяет расположение всех элементов и ресурсов: что, кто, где находится внутри предприятия.
Организационный механизм определяет связи и взаимодействия уже "расставленных" элементов и ресурсов: кто, когда и как должен делать, с кем, с чем взаимодействовать, что использовать.

Система мотивации труда персонала и руководителей, которая базируется на системе учета труда, заработной платы и премирования, системе трудовых отношений определяет:
- служебные и трудовые отношения на всей линейке: Собственник - Ген. директор - Топ-менеджмент – Линейный руководитель -Работник;
- какое деловое поведение работника необходимо руководителю, клиентам, смежникам, коллегам; как это деловое поведение и количественные результаты труда влияют на оплату труда работника;
- по каким правилам и критериям проходит учет и оценка труда, начисление заработной платы.
- какие социальные гарантии имеет работник; какие компенсации сверх заработной платы за труд - возможны, и в каких случаях.

Очевидно, что эти подсистемы (организационная система управления и система мотивации труда) - бессмысленны одна без другой. И низкое качество одной из подсистем сводит на нет все достоинства другой.
Так же как идеальная организационная система управления будет "мертва" без системы мотивации к труду (и высокого уровня индивидуальной производительности каждого руководителя и работника), так и система мотивации труда становится абсурдной без качественной организационной системы управления (т.к. становится непонятным, к чему конкретно мотивировать работников и руководителей).

Понятно, что в системе управления наравне с вышеуказанными подсистемами присутствует и техническая подсистема. Но так же, все ее достоинства будут сводиться на нет низким качеством организационной системы управления или низким качеством системы мотивации к труду.

Об этом хорошо сказал Taiichi Ohno, создатель Toyota Production System (Производственной системы Тойоты):
Планы по улучшению производства можно разделить на две части:
• улучшение управления, например установление стандартов работы, реорганизация работы, четкое указание места для каждого предмета;
• улучшение оборудования, например покупка оборудования и автоматизация станков.
Улучшение оборудования требует денежных затрат и является необратимым процессом. В рамках производственной системы Тойоты первым делом разрабатываются последовательность работ и их стандартизация. Таким образом, можно полностью или до определенной степени устранить большинство проблемных зон.
Если же сначала проводится улучшение оборудования, улучшить производственный процесс так и не удается.

Почему же так долго и много об этом говорится, но так сложна в решении
задача повышения эффективности и производительности, которая кроется за задачей повышения качества системы управления бизнес предприятием.

Ответ на этот вопрос и результат дает "системный подход в управлении".

Почему? А все дело в том, что:
1. Бизнес организация – это система. И существует принципиальная сложность изменения систем: "никакая система не может быть изменена средствами только самой системы" (теория систем).
Любой топ-менеджер или простой работник, волей-неволей – элементы системы. Вновь принятый в штат специалист – так же становится элементом системы сразу же после подписания договора-контракта. Поэтому возлагать все надежды только на них, наверное, нельзя.

2. Попытки изменения системы управления путем разрозненного решения локальных задач – дают, как правило, при больших затратах «энергетики» низкий эффект. Почему? А из-за того что (говорит теория систем): при возмущающем воздействии, направленном на изменение положения одного элемента системы или взаимосвязи только двух элементов: "система стремится сохранить свои сущностные свойства, упрочить существующие связи", т.е. стремится вернутся в исходное состояние, сохранить свою структуру неизменной.
Выражается это в «сопротивлении» организации внутренним изменениям. Этот эффект озвучивают многие консультанты-разработчики и руководители. И происходит это не потому, что сотрудники, руководители или консультанты, «плохие», а потому что это системная сложность.

Сам собой напрашивается логический вывод:
Для кардинального и качественного решения задачи повышения эффективности и производительности бизнес предприятия необходим комплексный перепросмотр его системы управления с привлечением внешних специалистов.

Данный вывод подтверждает многолетняя практика многих, в т.ч. солидных и дорогих консалтинговых компаний и независимых консультантов-разработчиков. Даже может быть, не осознавая явно эти принципы «системного подхода», они используют их в своей работе.
И, наверное, западные компании более эффективны по сравнению с российскими компаниями именно потому, что на Западе стало нормой жизни привлечение внешних специалистов в момент необходимости проведения организационных изменений. И именно поэтому так развит (вот уже как 80-100 лет) управленческий консалтинг в экономически развитых странах Запада.

О решении задачи повышения эффективности и производительности бизнес предприятия (системный подход)

Для того, что бы дать общее представление о методологии решения этой задачи, дадим образ.

Ваше бизнес предприятие - это автомобиль. А Вы - первый руководитель, являетесь водителем этого автомобиля.
Вы можете быть первоклассным водителем, но технические характеристики Вашего авто не позволяют Вам ехать быстро, с комфортом и уверенностью в том, что Вы доедете до нужного пункта назначения без поломок и аварий. Общее техническое состояние авто вызывает у Вас тревогу. Вам бы хотелось, что бы, несмотря на "суровые" внешние условия, Ваш автомобиль двигался бы быстро и безаварийно, с минимальным расходом бензина и масла.

И что в этом случае возможно предпринять? А возможны два варианта:

1. Ездить на нем, пока он не сломается окончательно, т.е. неисправность "вылезет наружу", и после этого делать замену детали, ремонт какой-то подсистемы авто. Ездить на нем до какой-то аварийной ситуации, когда станет очевидно, какой прибор "устарел" и требует замены, или какое еще новое приспособление необходимо на Вашем авто. Пытаться "прикручивать" по-ходу событий эти приспособления...
2. А можно поступить по-другому. Пойти и провести полную техническую профилактику, перепроверку, настройку и реконструкцию всех подсистем авто под "ту дорогу, по которой Вы едете или планируете ехать", под те внешние условия, которые существуют в пути. Фактически, при этом, Вы получаете обновленный автомобиль, все подсистемы которого (движок, ходовая, тормозная, топливная, электрическая, система отопления и т.д.) оптимальным образом адаптированы под Ваши задачи и что самое важное: не конфликтуют между собой, а наоборот, оптимальным образом взаимосвязаны.

Такое "обновление автомобиля", обновление Вашего бизнес-предприятия - ВОЗМОЖНО.

Достигается это путем проведения проекта по оптимизации системы управления Вашего предприятия. При этом проводится перепросмотр и и оптимизируется организационная система--> (функциональная и организационная структура, штатно-должностная расстановка, функциональность подразделений и должностных лиц, структура капитала, экономическая и учетная модель, бизнес процессы, документооборот, информационный оборот, формы документов и информационных модулей). Проводится перепросмотр и оптимизируется система мотивации труда--> (система учета и оплаты труда, премирования, трудовых отношений на всей линейке: Собственник - Ген.дир. - Топ Менеджмент - Линейный руководитель - Работник). В ходе проекта так же рассматривается маркетинговая ситуация вокруг бизнес предприятия, стратегия и тактика его поведения на рынке, перспективные направления развития.

Проекты по оптимизации систем управления бизнес предприятий (проекты управленческого консалтинга) - широко распространенная, и уже привычная практика всего развитого делового мира, его бизнес сообщества. Первые проекты проводились еще Тейлором и Гаррингтон Эмерсоном в начале прошлого столетия (1905-1910 г.г.).

Важность оптимизации систем управления замечательно охарактеризовал в своей книге “Управление качеством в американских корпорациях” Джордж Харрингтон:
"Условием совершенствования деятельности фирм является изменение систем управления и контроля текущих процессов. Большинство ошибок допускается не по вине сотрудников; они лишь невольные исполнители, вынужденные работать в обстановке, которая зачастую контролируется с помощью устаревших систем. Руководители также не допускают ошибок; единственная их ошибка заключается в том, что они позволяют функционировать этим системам. Устраняя ошибки, мы не должны критиковать исполнителей. Проблема кроется не в них.
Главный удар следует направить против систем, с помощью которых регулируется и контролируется деятельность фирм".

В России тема "научной организации труда" и проработки систем управления предприятий активно развивалась, начиная с 1950 г.
Одним из известных специалистов в этой области был В.И. Терещенко, автор книги "Организация и управление: опыт США", 1965г.
Вот небольшой фрагмент из этой книги:
«Тейлор высказал мысль о том, что если в прошлом в вопросах организации и управления на первом месте стоял организатор, то в настоящее время на первое место выступает «система». Иначе говоря, роль человека-организатора должна сводиться, по мысли Тейлора, лишь к установлению организации самой системы……. Генри Форд в своей книге «Моя жизнь и труд» в 1922 г. высказал основную идею Тейлора словами о том, что нет ничего опаснее, как говорить о «гении организации» и делать на него ставку в том или ином деле: текущие деловые вопросы должны разрешаться системой, а не «гениями организации».

К сожалению, эта тема: повышение эффективности предприятий через решение организационных проблем и оптимизацию их систем управления, не получила должного развития в СССР, в т.ч. по одной простой причине, на мой взгляд: отсутствия экономических критериев результативности и эффективности - прибыли и рентабельности капитала (прибыль, руб. полученная за отчетный период на каждый руб. среднедневного капитала). Отсутствие критерия "прибыль" - было связано, в свою очередь, с отсутствием рыночного, объективного формирования себестоимости и отпускных цен. (Вот она, действительная причина краха СССР !!!)

Но что было, то было... Сейчас мы, как и весь развитый мир, используем рыночные механизмы и нам нужно "догонять" весь мир в понимании темы: совершенствование организации управления. Отставание колоссальное - можно говорить об отставании в 30-50 лет.

Майкл Вэйдер, известный американский эксперт в области Lean Production, автор книги «Инструменты бережливого производства»
"Ситуация в России напоминает Америку в 1950-1960 гг., когда цена, которая выставлялась заказчику, складывалась по формуле «себестоимость + доход»...... Когда на российских рынках цену также (как в США сейчас) станет устанавливать заказчик, а вы будете вычитать из нее себестоимость и довольствоваться тем, что осталось, сокращение издержек окажется не менее актуальным, чем в США! .....Россия в сравнении с японскими и американскими предприятиями находится еще в самом начале пути. Я прекрасно осознаю, что вашим предпринимателям вряд ли есть дело до проблем «общероссийского уровня экономики» — им бы свои текущие задачи решить... И действительно, пусть вначале научатся ходить, прежде чем побегут, а первый и самый простой шаг - это рационально организовать свою деятельность. Это поможет не только сократить затраты, но и подготовить основу для повышения конкурентоспособности."

С 1995-2000 г. и в России стал формироваться интерес к теме "совершенствование организации управления", некоторые бизнес предприятия стали проводить проекты оптимизации систем управления с помощью отечественных и зарубежных консалтинговых компаний. Стал формироваться и напитываться практикой корпус отечественных специалистов в области управленческого консалтинга. Но данные проекты были и остаются очень, очень дорогими при традиционном их исполнении (с выездом специалистов к Заказчику, как правило в другой регион).

Можно говорить, что малый и средний бизнес России, в связи с этой дороговизной таких проектов - был и остается отчужденным от возможности своего совершенствования.

Но развивается Интернет и средства коммуникаций, компьютерные методы хранения, обработки и передачи информации, появляется возможность проведения голосовой on-line конференц связи (Skype, ICQ), демонстрации со своего экрана ПК в ходе конференц связи документов и таблиц (Skype). И в связи с этим появляется возможность организации бизнес консультирования, исполнения разработок и сопровождения проектов оптимизации систем бизнес управления в т.ч. в удаленном режиме. Это существенно удешевляет стоимость таких проектов.

Как бы не выглядела сложно эта задача, важно то, что она: задача повышения внутренней эффективности и производительности, оптимизации системы управления Вашего бизнес предприятия - "решабельная", и вполне Вам по плечу: "дорогу осилит идущий."
Как показывает практика - никакого специального образования первого руководства для этого не нужно, нужно только желание, время и хороший уровень взаимопонимания и коммуникаций с консультантом-разработчиком.
Вся информация о специфике и проблемах бизнеса уже есть в голове первых руководителей. Нужно только правильно ее структурировать, дополнить и формализовать, используя эффективную методологию, зарекомендовавшую себя в более чем 10-и летней практике. В ходе этого процесса, при переходе информации из состояния "неявное, неосознанное" в состояние "явное, осознанное, формализованное, полное, логически замкнутое", и происходит оптимизация, "рождение заново" системы управления бизнес-предприятия.

Система управления бизнес предприятия может быть глубоко и качественно оптимизирована только при совместной работе первого руководства и привлеченных внешних специалистов. Без внешних специалистов, с использованием только внутренних ресурсов, кардинально оптимизировать систему управления практически невозможно. Это принципиальная системная специфика данной задачи.

И нужно понимать, что нужно привлекать внешних специалистов совсем не потому что они "умнее" чем руководство или топ-менеджмент бизнес предприятия, а затем, что существует вышеуказанная принципиальная сложность изменения систем. Образно говоря: чтобы красиво причесаться и хорошо выглядеть, нужно зеркало... обмен информацией с внешней средой…
Без этой формы работы процесс решения управленческих и организационных проблем затягивается во времени, становится мучительно долгим, идет методом собственных проб и ошибок, отвлекая на себя непозволительно большой объем времени и энергетики первого руководства, топ-менеджмента. С учетом высокой стоимости этого времени - такой путь экономически не целесообразен.
В ходе обмена информацией "с внешней средой" выработка рациональных решений по управленческим и организационным проблемам проходит принципиально быстрее.

СЕЙЧАС ВОЗМОЖНЫ экономичные формы управленческого консалтинга, разработок и проектов по оптимизации систем управления бизнес предприятий. Это достигается применением удаленных форм работы. Причем без лишнего посредника (консалтинговой компании) между Заказчиком и Специалистом-исполнителем работ (накрутка консалтинговых компаний на стоимость оплаты самого специалиста, как правило составляет 400-800%).

Результатом проекта, кроме ввода в эксплуатацию прогрессивных разработок и организационных инноваций, влияющих на внутреннюю эффективность и совокупную производительность бизнеса, является и повышение авторитета первого руководства внутри самого предприятия, его измененный взгляд на собственный бизнес, понимание методологии решения задачи повышения качества системы управления своего бизнес предприятия, возможность самостоятельного использования этих знаний на следующем витке развития своего бизнеса.

С проблематикой задач, этапами и составом работ, которые входят в состав проекта оптимизации системы бизнес управления, результатом которого является повышение внутренней эффективности и конкурентоспособности бизнес предприятия, можно ознакомиться в следующих разделах сайта: Подсистема I: организационная система-->, Подсистема II: система мотивации к труду-->, Системные сложности решения задачи-->.

продолжить просмотр материалов сайта, --> раздел "Подсистема I: Организационная система"