Автоматизация информационного оборота бизнес-процессов, в т.ч. с помощью облачных техник
|
Облачные (SaaS) технологии позволяют объединить удаленных участников бизнес-процессов (удаленные от Офиса подразделения, специалисты, клиенты, поставщики) в единой информационной среде, оптимизировать бизнес-процессы.
|
ПРОБЛЕМА / ЗАДАЧА
У многих фирм существуют удаленные от Офиса подразделения и рабочие группы. Системные клиенты и поставщики – так же удалены.
Для того, что бы организовать слаженные бизнес-процессы удаленных участников, необходим высокий уровень информационного оборота. Бизнес-процессы – это и есть, прежде всего, информационный оборот. Для участников бизнес-процесса нужна общая информационная среда.
До последнего времени формы работы таких удаленных участников были ограничены технически – невозможно было объединить участников в единой компьютерной сети; как правило, документооборот и информационный оборот реализовывался путем передачи файлов по электронной почте.
Сейчас появилась другая возможность – это SaaS (облачная) технология работы удаленных участников.
Принцип этой техники такой: для всех удаленных участников существует общая информационная среда на удаленном сервере с выходом в нее через интернет. Локальная компьютерная сеть становится не нужной. Нужен только выход в интернет.
Частный случай SaaS техники – использование почтового сервера (Google, Яндекс) в качестве удаленного сервера с синхронизацией данных участников с данными на почтовом сервере.
Сервис, реализуемый данными почтовыми серверами, например, позволяет нескольким участникам работать с одним файлом так, что у каждого из участников всегда будет последний релиз этого файла, неважно кто из участников эти изменения вносил. Таким образом, происходит необходимая синхронизация файлов всех участников бизнес-процесса, эмулируется работа участников как в единой компьютерной локальной сети, а так же корпоративная работа участников с пользовательским ПО.
Примеры задач, которые можно реализовать с использованием этой возможности.
- Табельный учет труда удаленных работников. При этом ежемесячно для удаленных подразделений (их руководителей) выкладываются формы табелей учета труда. Они их заполняют. Экономист ОТиЗ в Офисе собирает заполненные табеля учета труда и делает начисление З/П. Компьютерную реализацию этого решения Вы можете посмотреть в разделе «Наша услуга: Ввод в эксплуатацию системы пообъектного учета труда и разнесения ФОТ на себестоимость объектов» по ссылке:
(http://ed-kosheev.ru/nu_obectn_uchet_truda.php)
Учет использования механизмов / машин на удаленных объектах, который можно построить по аналогии с табельным учетом труда.
- Регистрация и контроль прохождения Заказов от клиентов. Когда каждый из профильных специалистов заполняет свою часть в рамках бизнес-процесса: поступление заявки от клиента –> выписка счета на оплату – >оплата произведена –> заявка товара поставщику – >получение счета от поставщика – >оплата товара поставщику –> получение товара на склад –> отгрузка товара клиенту, а руководитель имеет возможность контролировать это прохождение заказов.
- Формирование заданий Офиса на комплектацию товара на удаленных складах, контроль прохождения отгрузок по заданию Офиса.
- Общефирменная консолидация системы управления товарными запасами на удаленных торговых точках и складах.
- Общефирменная консолидация БДДС (календарного бюджета движения денежных средств) и системы управления финансовыми потоками между Офисом и удаленными филиалами
(http://ed-kosheev.ru/nu_bdds.php)
- Совместная работа нескольких удаленных участников с проектом в MS Project
(http://ed-kosheev.ru/start_up.php)
- Общефирменная консолидация системы планирования и управления ресурсами Офиса и удаленных филиалов (подразделений).
и множество других задач.
РЕШЕНИЕ
Мы готовы провести для Вас оптимизацию бизнес-процессов, информационного оборота с использованием облачной (SaaS) техники.
Основные этапы работы:
- Ознакомление с существующими формами бизнеса и направлениями деятельности предприятия; с существующими: организационной структурой, штатно-должностным расписанием, с функциональностью подразделений и должностных лиц (Положениями о подразделениях и должностными инструкциями), функциональностью участников информационного взаимодействия по поставленной задаче.
- Дополнительное анкетирование или интервьюирование руководителей, профильных специалистов, ответственного от Заказчика.
- Укрупненное (в виде блок-схемы) описание бизнес-процесса (как есть).
- Выработка решения, согласование укрупненного (в виде блок-схемы) описания бизнес-процесса (как должно быть).
- Разработка (или корректировка) форм информационных модулей, документов, необходимых в рамках бизнес-процесса, разработка пользовательского приложения (Excel, Access, Project, VBA)
- Настройка, администрирование удаленного доступа и синхронизации данных участников бизнес-процесса, тестирование работы программного приложения и прохождения информационного оборота.
- Согласование формата (способа) детализированного описания бизнес-процесса.
- Детализированное описание бизнес-процесса в выбранном стандарте.
(http://ed-kosheev.ru/bissnes_prosses.php)
- Обучение пользователей – участников бизнес-процесса.
- (возможно) Оформление Приказа по предприятию об изменении (утверждении, вводе в эксплуатацию) бизнес-процесса.
- (возможно) Разработка регламентов, инструкций для участников бизнес-процесса.
- (возможно) Удаленное сопровождение и администрирование бизнес-процесса и статистических данных, аутсорсинг некоторых функций администратора бизнес-процесса, экономиста по обработке стат. данных и формированию отчетности.
В результате оптимизации бизнес-процессов c использованием облачной (SaaS) техники предприятие получит:
- более эффективно и слаженно работающий бизнес, работу по задачам в современном ритме
- снижение трудозатрат специалистов, участвующих в информационном обороте и бизнес-процессах, возможно снижение IT-затрат на сопровождение бизнес-процессов
- возможность для участников информационного оборота работать в любом месте, где просто есть интернет, работать не только со стационарного ПК, но и с мобильных устройств.
- возможность для руководства отслеживать в режиме реального времени ход информационного оборота бизнес-процессов, минимизации участия руководства в оперативном управлении
- возможность контролировать и требовать от участников бизнес-процесса соблюдения предписанных действий, сроков
- возможность быстрого «вхождения» в необходимую функциональность новых работников и специалистов
В целом:
- «автоматически» слаженную работу подразделений и должностных лиц в рамках организации
- оптимизацию и прозрачность бизнес-процессов, информационного оборота, документооборота.
Стоимость на услугу устанавливается в процессе предварительных (и бесплатных) переговоров, оформления индивидуального коммерческого предложения и зависит от многих факторов: сложности поставленной задачи, количества участников бизнес-процесса, наличия и качества, требуемых в работу входных документов, объема и трудоемкости предполагаемых работ.
Трудоемкость оценивается на основе Ваших данных о задаче и особенностях ее решения, с учетом нашего опыта решения аналогичных задач.
Конечный состав отчетных документов и разработок определяется с учетом требований компании-заказчика.
Услуга может быть оказана в удаленном режиме, в т.ч. путем обмена информацией, голосовой и графической связи в Skype.
Продолжить изучение темы и перейти к разделу IT-решение экономических / управленческих задач предприятий, экономический аутсорсинг
|
